Pada hari Kamis (14/04/2022), pelaksanaan Bimtek Penyusunan SOP yang diadakan oleh KPU Provinsi Jawa Timur, penyampaian materi pertama selaku narasumber dalam kegiatan tersebut adalah Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana KPU RI Nur Syafaat.
Dalam pemaparannya, Nur Syafaat menyampaikan pemahaman penyusunan SOP ini berkaitan dengan 8 area perubahan reformasi birokrasi road map RB 2020-2024. 8 (delapan) Area perubahan dimaksud meliputi manajemen perubahan, organisasi, tata laksana, deregulasi kebijakan, SDM aparatur, pelayanan publik,akuntabilitas dan pengawasan. Penyusunan SOP sendiri merupakan salah satu area perubahan RB pada tata laksana, dimana hasil yang diharapkan yaitu peningkatan kualitas layanan pemerintah berbasis elektronik, peningkatan penerapan tata laksana berbasis elektronik, dan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel.
Adapun aspek pemenuhan dari hasil yang diharapkan tersebut sesuai PermenPAN RB Nomor 26 Tahun 2020 adalah (1) Proses Bisnis dan SOP dengan indikator, (2) Peta proses bisnis sudah dijabarkan ke dala prosedur operasional tetap (SOP), (3) Telah dilakukan penjabaran peta lintas fungsi (peta level n) ke dalam SOP dan (4) Prosedur operasional tetap (SOP) telah diterapkan.
Dalam pemaparannya Nur Syafaat menyampaikan penyusunan SOP memiliki dasar hukum yang tertulis pada Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, Perpres 68 Tahun 2019 tentang Organisasi Kementrian Negara, Pepres 81 Tahun 2010 tentang Grand Design RB 2010-2025, PermenPANRB Nomor 35 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan dan PermenPANRB 2020-2024 tentang Road Map RB 2020-2024.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Sehingga hakekat dari SOP ini untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan, petunjuk tertulis yang menggambarkan cara yang tepat melaksanakan tugas/pekerjaan serta pengkomunikasian peraturan dan persyaratan adminsitratif, kebijakan organisasi dan perencanaan strategis bagi pegwai/pekerja. Dijelaskan pula bahwasannya pentingnya SOP ini adalah untuk penetapan deskripsi kerja,prosedur,standar dan peraturan kerja yang akan mendorong pegawai untuk berperilaku sesuai yang ditentukan (standarized), untuk meminimalisasi variasi terhadap pelaksanaan kegiatan yang bisa mempengaruhi produktifitas (minimalized), untuk perlindungan bagi Pejabat Pemerintahan (legalized), untuk ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan (organized) dan untuk peningkatan kulaitas pelayanan publik (escalated), tutur Nur Syafaat.
Nur Syafaat juga menyampaikan prinsip dalam penyusunan SOP adalah penyusunan dan pelaksanaan. Penyusunan ini memiliki indikator-indikator seperti dalam menyusun SOP mudah dan jelas,efektif dan efisien, keselarasan, keterukuran,dinamis,orientasi pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum. Sedangkan pada pelaksanaan memiliki indikator-indikator seperti konsisten, komitmen, perbaikan berkelanjutan, mengikat, peran penting seluruh unsur dan terdokumentasi dengan baik. Penyusunan SOP ini juga memiliki 2 (dua) karakteristik yaitu pertama dinamis, artinya SOP dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan perkembangan kebijakan teknis dan kedua legalisasi artinya SOP yang disusun harus disetujui dan disahkan oleh pejabata yang berwenang. Sehingga diharapkan dalam penyusunan SOP sebagai salah satu penguatan tata laksana dalam reformasi birokrasi harus memenuhi karakteristik dan indikator-indikator baik dalam penyusunan maupun pelaksanaannya, tuturnya.